教員を続けて楽しくないと感じる。転職や独立を考えている方の知っておきたい事
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教員は忙しい!!先生の一日を見える化！業務改善方法・神ツールも紹介!!
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先生って本当に忙しいの？【答え】めっちゃ忙しい!!
上の図は、８時半始業開始で17時までの勤務の特別支援学校の時間配分とその時間帯に行う業務内容の例を示しています。
当たり前ですが、図の青い部分の子供が学校にいる時間（約６時間）は授業の準備や分掌業務をすることができません。
この図で示されている緑の部分で子供と過ごす時間以外の業務を全て行わなければなりません。緑の総時間は１時間30分あります。ですが、朝の30分は打ち合わせ、児童生徒下校後の25分は教室の掃除などがあり、実質休憩後の45分で授業準備や分掌業務、連携,会議を行わなければなりません。
特別支援学校の授業では、児童生徒の実態把握を行い、授業では、一人一人に合った目標設定や教材作成をする必要があります。その業務だけでなく、保護者連絡やお便り、分掌業務、会計、畑の管理など多岐に渡ります。
結果的に、残業をしたり朝早く出勤したりすることに繋がり、プライベートの時間を確保することが難しくなります。
これに加え、教員は転勤があるため、通勤が片道一時くらいかかることもあります。
そう…先生は忙しいのです!!!!!!!!!
でも、忙しいからと言って明日の授業の準備をしないということはできません。子どもたちがいる時間に抜け出して仕事することもできません。子どもたちが帰った後の、少しの時間で仕事を終わらせるしかないのです!!そんな仕事が忙しいと感じている先生はこの二つを意識してみてください。
- 業務を効率化する。
- 出勤時間・退行時間を決める・宣言する。
忙しい教員の時間を確保する具体的業務改善
まずは、業務を効率化し作業時間を短縮させることを考えましょう。私が行っていた、効率化を紹介します。ただやみくもに業務を効率化するのではなく、それを助けてくれる神ツールも紹介します。
- 学校でやる事を決める
- テンプレートを準備する
- 外部ツールを利用する
- アナログを見直す
- プリントサイトを利用する
- 仕事を分担する
- 専門性を身に付ける
学校でやる仕事を決める
先ほどの図にもありましたが、学校で自分の仕事ができる時間は限りなく少ないです。なので、職場に行って「今日何しよっかな～」と考えていては、絶対に時間が無くなります。学校では、他の先生との打ち合わせや作業など【学校でしかできないこと】を最優先して行いましょう。
このように話すと、家で仕事をするってこと？と思うかもしれませんが、そうではありません。活用するのは、通勤や隙間時間です。その隙間時間に授業の展開を考えたり、仕事のタスクを考えたりしましょう。ここで大切なことは、ただ考えることではなく、仕事のゴールを決めることが大切です。
特別支援学校の仕事にはゴールが曖昧な物が多いです。ゴールが明確になっていないと、自分では完璧に行った仕事でも、「この資料もいる。」「あそこへの連携ができていなかった。」という事態になってしまいます。仕事を始める前に隙間時間を利用して、何をしたら終了になるのかゴールを決め、そのゴールに向かって計画的を考えましょう。
こうすることで、学校ではとにかく隙間時間に考えた作業だけを行えるようになります。
テンプレートを準備する
- 学級通信
学級通信のテンプレートを準備しておくことで、デザインを考える必要が無くそれに当てはめていくことで、通信を作ることができます。写真２枚用,３枚用,A3用など複数準備しておくと, 授業や行事に合わせて使用することができます。また、これは保護者にとっても学級通信がたくさん配布されて学校の様子が分かるため、とても効果的です。
＊このサイトで、ダウンロードできるテンプレートを作ったら、こちらにリンクを乗せます。 - 授業
授業の流れを統一させることで、テンプレート化することができます。授業の流れを統一することで、場面ごとの展開や準備物を考えることができるので、自分の頭の中も整理することができ授業準備にかける時間を短縮することができます。また、授業は、一時間だけでなく単元を通して学習を積み上げていくものです。授業の流れを考えることで時間の目標ややるべきことが明確になり、単元を通して積み重ねることで深い学びに繋がります。
また、授業の流れが統一されることは、特別支援学校に通う児童生徒にとっても見通しを持つことができ、教育効果とても効果的です。
特別支援学校の教員には、テンプレートを使用できる場面が複数あるので探してみましょう。
外部ツールを利用する
これは、私が勤務していた県だけかもしれませんが、特別支援学校の教員は、基本的に学校にあるパソコンを使用して作業を行います。ですが、学校で使用できるパソコンには、制限がかかっており、ソフトをダウンロードすることなどがなかなかできません。なのでこれは、自分のパソコンを使用する例になりますが、圧倒的に効率が上がります。そんな神外部ツールを紹介します。
- Canva
無料で使用することができ、簡単にデザインを組み立てることができます。また、テンプレートも豊富なため、既にある物を利用することで圧倒的な業務の効率に繋げることができます。 - ChatGPT
ChatGPTとは、質問に対して文章を生成することができるAIで、能力はアメリカの司法試験をクリアできるレベルで回答をしてくれます。この便利さは、本当に圧倒的で、司法試験に合格できるパートナーが24時間働いてくれる助手がいる感覚です。しかも登録するだけでも無料で使用することができます。有料版もありますが、無料版でも十分業務改善に役立ちます。少し使い方に慣れが必要ですが、指導案,分掌の実施計画,会議録の作成など今までの1/10以下にすることも可能です。また、主任などを行っている人は、誤字脱字のチェックやお菓子な言い回しの文章のチェックなどにも課長することができます。
＊ChatGPT使い方など動画や記事が作成できたら紹介します。 - Google関連
学校でGoogleアカウントがある県も多いと思います。もしGoogleアカウントがあるのであれば、アンケートや意見の集約は「フォーム」を利用しましょう。フォームは簡単にアンケートを作成でき、回答結果がグラフなどで分かりやすくまとめてくれます。また、フォームはアンケートでなくテストとしても利用することもでき、研修や授業の中でも活用することができます。フォームを利用することで、今までの「アンケートを印刷する」「配る」「回収する」「データを収集する」「パソコンに打ち込んでグラフにする」という流れを無くすことができます。
また、応用になりますが、フォームの結果をChatGPTに投げることで、アンケートからどのような課題があるか、解決策があるかなどを一瞬で回答をしてもらうこともできます。 - マインドマイスター
思考ツールのマインドマップを利用できるソフトです。大きなプロジェクトを進める際の組織図や複雑な事柄を整理するのに役立ちます。無料で利用することができ、自分の考えを可視化することができるため、研修を行う際の資料としても使用することができます。 - クラウドサービス
クラウドサービスを利用することで、その端末からでもアクセスしデータを引き出したり編集をしたりすることができます。GoogleアカウントがあるならGoogleドライブがマイクロソフトのアカウントがあるのであればOneドライブなどが簡単に利用することができます。
アナログを見直す
教育現場では、数多くのプリントを使用します。
- プリントをアプリに置き換える
こちらで紹介しているアプリは、特別支援学校の授業や自立活動で使用できるように、作成しています。ぜひご活用ください。
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【無料知育教育アプリ】特別支援の視点で作った幼児・小学生・キッズアプリ!!宿題プリントは不要!!
- プリントを検索可能なデータで管理する
プリントがたくさんあって管理に困っていませんか？たくさんプリントがあると、すぐに必要な書類を取り出すこともできません。ですが、PDFなどのデータにすることで、パソコンやクラウドで資料を管理することができます。また、プリントをデータ化することで、「検索」が使えます。「修学旅行」と検索をすれば、すぐにその書類を引き出すことができ、また、検索したキーワードが文章内にあるとすぐにそこを確認することができます。 - 文字認識機能を利用する
プリントの内容を、打ち直したり似た資料を作成するような場面では、文字認識の機能を利用しましょう。文字認識はLineでも使用することができます。また、PDFの資料などは、Googleドライブにあげ、Word形式に自動で変換することもできます。 - メールを使用する
これは当たり前ですが、メールをしっかりと活用しましょう。直接伝えた方が早い時もあるかもしれませんが、もし、相手がいなかったり取り込み中だった場合は時間が無駄になります。また、話が脱線して時間を消費してしまうかもしれません。メールが送られてきた相手も、隙間時間に内容を確認することができるので、お互いの時間を節約することに繋がります。 - 教材をデータ化する
教材でデータ化できるプリントが無いかを考えてみましょう。特に、小学部の低学年では、鉛筆を活用することが難しい児童が多いです。そういった児童に対してプリント学習よりも、iPadを使った学習の方が指先の動きを引き出すことができます。教材をデータ化することで、そのデータはいつでもすぐに使うことができるようになります。また、授業で提示する物などもデータ化しておくことで準備の時間を削減することができます。
もしも、iPadが遊びの道具になってしまう場合は、「アクセシビリティの画面の固定」の設定をすることで、開いている画面から移動することができなくする方法があります。
プリントサイトを利用する
今は、たくさんの学習プリントが無料で印刷&ダウンロードができるサイトが複数あります。私がおすすめする３つのサイトを紹介します。
- プリントキッズ
このサイトは、プリント数も豊富で活用しやすいプリントがあります。その他にも、メディア掲載実績もあります。
プリントキッズはこちらから - ちびむすドリル
こちらのサイトもたくさんのプリント教材があります。特徴としては普通校の高学年でも使用できるプリントも多くあります。中学部や高等部でも使用できるプリントが見つかるかもしれません。
ちびむすドリルはこちらから - アシスティ
本サイトです。私は、特別支援学校の教員を14年ほど勤めていました際にここで紹介したプリントサイトの活用させていただきましたが、難易度が高い物もあると感じました。自分の経験を活かして、就学前のお子さんや特別支援学校の児童が使用できるプリントや塗り絵,手順書などを作成しています。新しく何かを始める際の、一番最初の入り口として使用できる教材を提供ています。
仕事を分担する
一人で行う仕事と、複数で行う仕事をしっかりと明確にしましょう。
- 共同編集を活用する。
GoogleのスプレッドシートやGoogleドキュメント、Googleスライドのように、共同編集をして作業を行う事ができるクラウドサービスを利用しましょう。正直、使い方がわからない先生が非常に多いですが使用できるのであれば必ず使用したいです。クラウドサービスの為、ソフトをインストールする必要もなくアカウントがあれば使用することができます。また、私の教員時代には、誰かが大切なデータを消えてしまうということが年に数回ありました。サーバーから復元しても十分な物でなく、もう一度作っている先生を見たことがあります。クラウドサービスであれば、復元機能が付いているのでそういった心配もありません。その他にもコメント機能や通知をする機能もあるので、複数で作業を行うだけでなく、学校外の方と連携するときにも効率化になります。 - スクールサポートスタッフを活用する
「教職員の働き方改革」で配置されているSSS(スクールサポートスタッフ)の方がいる学校も多いと思います。先生はとてもまじめな方が多くどうしても「この仕事は、私の仕事だから。」「これくらい自分でやるよ。」と考えている方が非常に多いと思いますが、このSSSの業務内容は、そういった仕事を代わりにすることが仕事です!!仕事内容は以下の内容です。
学習プリントや家庭への配布文書等の各種資料の印刷・配布準備、採点業務の補助や来客・電話対応、消毒作業等
令和５年度 概算要求主要事項 文部科学省初等中等教育局（PDF）
特にこのSSSは、子供がいる時間帯に自分が放課後しなければいけなかった業務を行ってくれることが非常にありがたい!!学校によってどのような依頼ができるかは違うかもしれないので、確認をして依頼をしましょう。
専門性を身に付ける
専門性を身に付けることで、自分の視野が広がり、より効率的な仕事をすることができます。例えば、指導案を作成するときにも、学習指導要領のことが分からないとなかなか書くことができません。専門性を身に付けるのには時間を使いますが、必ず将来役に立ちます。
特別支援学校の先生が身に付けたい専門的知識
- 授業について
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- ICTについて
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- ソーシャルスキル
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- 障害のある方が受けることができる制度や支援
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以上が「業務を効率化する」方法です。全てを行う事は難しいかもしれませんが、自分でできることを取り入れてやっていきましょう。この全てを活用できるようになると必ず生産性が向上して忙しいを抜け出す第一歩に繋がります。
出勤時間・退行時間を決める・宣言する。
次に、忙しいの根本を解決するために、自分の出勤時間・対抗時間を明確にし、「どうしても!!今日中に終わらせたい!!」という仕事がない時は、原則その時間を守りましょう。
- 出勤時間・退行時間を決める
- 出勤時間や対抗時間を決めておくことは、忙しさから抜け出し自分の時間を作るうえで非常に大切です。
例えば子供の迎えでいつも５時に帰っている先生が、５時30分まで学校にいると「先生お迎え大丈夫？」と声をかけられることがあります。
このように「○時に出勤して△時には帰る人」というイメージを付けましょう。「５時に帰れる人」というイメージが付くと、緊急でない限り４時50分くらいから新しい仕事を依頼してくる人はほぼいなくなります。そもそも４時50分からくる新しい仕事は、明日できる仕事の方が多いです。
また、「５時に帰れる人」になるには、１日の仕事内容を明確にし、毎日計画的に仕事をこなしていかなければなりません。今日行わなければならない仕事内容を整理しタスク化することで、作業効率も上がります。
【注意!!】学校にはたくさんの先生がいるため、その数に比例して話しかけられる確率も高くなります。コミュニケーションは大切で、必要なコミュニケーションは積極的にとった方がいいです。ですが、雑談で仕事は片付きません。今日行う業務のタスクを余裕を持たせていないと、話かけられた時や急な仕事の対応が入った時点でその計画は崩れてしまいます。余裕を持ったタスク管理を行うとともに、必要なコミュニケーションを自分で線引きしましょう。
- 出勤時間や対抗時間を決めておくことは、忙しさから抜け出し自分の時間を作るうえで非常に大切です。
- 出勤時間退行時間を言いまわして宣言する
- 出勤時間退行時間を宣言することで、「△時に帰れる人」のイメージが付きやすくなりますが、「俺は８時に来て、５時に帰る!!」と宣言するのに抵抗感がある人は、この「何時」の部分を「○○があるから帰る」と置き換えることで、帰るための必然性を持たせることができます。先ほども例にあげましたが「迎えがあるから」に対して「迎えに行くな」とは絶対になりません。これは、嘘を付いて何か理由をつけて帰る。ということではなく、プライベート時間の予定をしっかりと管理しその重要性を伝えることが重要です。スキルを習得するための塾やコミュニティの会議が毎日あるなどその人によって違うと思いますが、参考にしてみてください。
以上が忙しい先生におすすめの業務改善と対策です。「とにかく少しでも時間を作る」を目標にしてください。
まとめると
- 業務を効率化する
- 職場で行う仕事を明確化する
- テンプレートを準備する
- 外部ツールを利用する
- アナログを見直す
- プリントサイトを利用する
- 仕事を分担する
- 出勤時間・退行時間を決める・宣言する。
- 出勤時間・退行時間を決める
- 出勤時間退行時間を言いまわして宣言する
これをできるところから始めていきましょう。
ここで一つ確認しておきたいことがあります。仕事を効率化したり、退行時間を決めたりしてもどうしても残業をする場面が出てくると思います。そういった場合は、放課後よりも朝早い方が圧倒的に仕事ができます。
先ほども記述しましたが、先生が多ければ多いほど話しかけられる確率が上がります。また、放課後は、児童生徒が帰って「今日こんなことがあったよ。」とつい話をしたい方もいらっしゃると思います。その話の先に「それって私の仕事？？」というような仕事を優しい先生は引き受けてしまう場面もあります。
朝早く来る先生はわざわざ早く来ています。それは、やらなければならない仕事があるからです。そういった空間では自分の仕事を行うので、必要のない話は基本しません。
静かな中で、集中して自分の仕事をすることができるので、放課後よりも生産性を高めることができ、結果的に定時に帰れるようになります。
私は、立場上放課後にいろんな方と連携する必要がありました。なので、朝早く行ってその日の仕事はほぼ朝のうちに終わらせていました。放課後に余裕を持つことで、急な仕事や相談やコミュニケーションにもすぐに対応することができました。
もし残業するなら、朝！！
これを覚えておきましょう!!
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